Wydawać by się mogło, że wiedza jak poprawnie wysłać maila jest powszechna i elementarna. Jaką trudność stanowi bowiem otwarcie internetowej skrzynki pocztowej bądź programu pocztowego, utworzenie nowego maila, podanie adresata, bądź kilku, wpisanie treści, ewentualne dodanie załączników i wysłanie całości pod wskazany adres? Odpowiadanie też nie stanowi żadnego problemu, po przeczytaniu maila klikamy na odpowiednią opcję i analogicznie jak w przypadku tworzenia nowego maila, uzupełniamy i wysyłamy. Czy jest coś, co można zrobić źle w czymś tak prostym?

Jak działają maile?

Zasada działania adresu mailowego jest pozornie prosta. Wysłany z jednego komputera, trafia do drugiego poprzez jego jednoznaczną w skali światowej identyfikację. Jednak sama konstrukcja maila jest nieco bardziej skomplikowana, niż to widać na pierwszy rzut oka.

Jak czytać adres mailowy?

Adres mailowy składa się tak naprawdę z dwóch członów — nazwy użytkownika oraz komputera, do którego użytkownik przynależy. Warto pamiętać, że używając publicznych serwisów poczty internetowej takich, jakie oferują np. wp.pl, onet.pl czy gmail.com, jesteśmy tam jedynie gośćmi, a to komputery owych usługodawców są docelowymi w adresie. Pomiędzy nazwą użytkownika a adresem komputera stoi symbol małp, czyli @. Symbol ten to połączenie dwóch liter: a oraz d, natomiast z łacińskiego ad oznacza to samo, co z angielskiego at, czyli w. Dzięki temu adres kowalski@domena.pl możemy przeczytać jako „kowalski w domena.pl„.

Jak poprawnie wysłać maila?

Nagłówki i ciało

Każda wiadomość e-mail składa się z dwóch sekcji, pierwsza zawiera wszystkie metadane, druga zaś napisaną przez nas treść. Zrozumienie części body jest bardzo proste, ponieważ jej jedyną zawartością jest wpisana przez nas treść maila. Sekcja head natomiast zawiera masę nagłówków. Te możemy rozumieć jako metadane, które nie wpływają na samą treść maila, ale pozwalają dostarczyć dodatkowych informacji.

Nagłówki wiadomości e-mail

Warto pamiętać, że w każdej wiadomości zawsze wysyłany jest komplet wszystkich podstawowych nagłówków, jednak w przypadku tych zależnych od autora, mogą one nie posiadać treści, jednak jako wpis zostaną wysłane. Podstawowymi i intuicyjnymi nagłówkami są:

• Subject – temat maila, który w zasadniczej treści się nie znajduje,
• Date – data, kiedy mail został wysłany,
• From – adres e-mail, z którego został wysłany mail,
• To – adresci wiadomości wymienieni po przecinku,
• Reply-To – adres zwrotny, najczęściej kopia nagłówka From.

Kilka rodzajów adresatów

Poza tymi wśród nagłówków znajdują się również dwa o specyficznym przeznaczeniu, mianowicie DW (en. CC) oraz UDW (en. BCC). Czym one są?

• CC (Carbon Copy) – po polsku nazywany DW (Do Wiadomości). Jest to nagłówek służący do wskazania adresatów drugorzędnych, czyli takich, których wiadomość e-mail może interesować, ale nie są jej bezpośrednimi adresatami. Np. jeśli student pisze maila do prowadzącego zajęcia z pytaniem w imieniu swojej grupy, w nagłówku To powinien znaleźć się adres prowadzącego, zaś w polu CC adresy kolegów i koleżanek z grupy zainteresowanych treścią pytania oraz odpowiedzią. W informacjach o wiadomości e-mail każdy adresat widzi listę wszystkich adresatów pierwszo- i drugorzędnych.
• BCC (Blank Carbon Copy) – po polsku nazywane UDW (Ukryte Do Wiadomości). Ten wpis jest podobny do poprzedniego z zasadniczą różnicą: żaden z adresatów pierwszo- i drugorzędnych nie widzi tych, którzy zostali wpisani w to pole. Jeśli więc chcemy wysłać maila oraz wysłać jego kopię do kogoś innego, tak, by adresat główny o tym nie wiedział, dodatkowy adres należy wpisać jako BCC.

Jak poprawnie odpowiedzieć na maila?

Odpisywanie na maila jest rzeczą znacznie prostszą, gdyż nie wymaga pamiętania o niczym wspomnianym wyżej. Przy odpisywaniu, zarówno temat jak i adresaci są już poprawnie wpisani. Nie pozostaje nic innego jak pisać. Ale czy na pewno?

„Odpowiedz” czy „Odpowiedz wszystkim”?

Kiedy chcemy na maila odpowiedzieć, wystarczy wybrać przycisk Odpowiedz (en. Reply) i napisać odpowiedź. Jednak zawsze w okolicy tego przycisku znajduje się także przycisk Odpowiedz wszystkim (en. Reply All). Bardzo wiele osób nie zna jego przeznaczenia, dlatego rzućmy trochę światła na tę zagadkową funkcjonalność. Pierwsza opcja utworzy maila odpowiadającego, i jako adres automatycznie wpisze adres znajdujący się we wspomnianym nagłówku Reply-To, wpisywanym automatycznie. Wybranie tej opcji całkowicie pominie wszystkich adresatów pierwszo- i drugorzędnych. W przypadku tzw. konwersacji grupowych, czyli kiedy adresatów jest wiele, to właśnie odpowiadanie wszystkim powinna być wybierana bez zastanowienia.

Upraszczając, można by rzec, że Odpowiedz powinniśmy używać jedynie, kiedy mamy pewność, że odpowiedź powinien dostać jedynie nadawca maila i żaden z innych adresatów. Jeśli się wahamy, nie mamy pewności lub poddajemy to wątpliwościom, zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest opcja Odpowiedz wszystkim, ponieważ za wpisaniem wielu adresatów stał jakiś powód i nie powinni być oni pomijani przy odpowiedzi. Przywołując opisaną wyżej sytuację wysłania przez studenta maila do profesora, ten odpowiadając powinien wybrać opcję Odpowiedz wszystkim jeśli po prostu odpowiada na zadane pytanie, gdyż wtedy tę odpowiedź dostaną wszyscy zainteresowani nią. Jeśli natomiast profesor miałby osobistą sprawę do nadawcy, powinien zdecydować się na opcję Odpowiedz, gdyż o tym inni studenci się dowiedzieć nie powinni.